Como e por que fazer uma planilha de custos? Nós explicamos!

O funcionamento de uma clínica ou consultório requer gastos com aluguel, luz, água, telefone, funcionários, materiais, impostos, entre muitos outros. Para que esses valores não se percam e desorganize o seu orçamento, é muito importante criar uma planilha de custos.

Ela é fundamental para ter um controle financeiro, o que ajuda a saber como usar melhor suas receitas e evitar ficar no vermelho, além de se prevenir de surpresas e possibilitar a definição de novos objetivos. No post de hoje, vamos mostrar como criar uma planilha para manter suas finanças organizadas. Veja!

Qual é a importância dessa tarefa?

A planilha de custos é essencial para gerenciar os custos de operação, evitando deixar esse trabalho nas mãos de outras pessoas, garantindo o controle das despesas e receitas do seu negócio. Assim, é possível otimizar seus recursos de maneira que eles possam ser investidos em estratégias para atrair mais clientes, por exemplo.

Além disso, ela é indispensável para criar um planejamento financeiro estratégico, necessário para futuras expansões, ampliações, melhorias, ou mesmo, para precificar corretamente certos serviços e avaliar os resultados do seu negócio.

Como fazer uma planilha de custos?

A maneira mais básica de fazer uma planilha de custos é anotando tudo no papel. Contudo, isso consome mais tempo, tanto na hora de fazer quanto na de pesquisar as informações.

Uma boa dica, é usar a tecnologia ao nosso favor: você pode criar planilhas no computador, com o Microsoft Excel ou Google Sheets, por exemplo. Ainda, existem diversos aplicativos que fazem essa tarefa, mas é preciso ter cuidado com essa opção, pois podem ser facilmente perdidas.

Vamos ver como criar uma planilha de custos no computador, para manter suas contas organizadas e seguras. Confira!

Análise o seu negócio

A primeira tarefa é conhecer a fundo o lado financeiro da sua clínica ou consultório. Saiba quais são as despesas fixas, variáveis, previsões de gastos, futuros reajustes, impostos e taxas, pagamento dos colaboradores, melhorias na infraestrutura e mais o que for relevante. Depois, determine o tempo que essa planilha de custos cobrirá: um ano, um mês ou outro período.

Pesquise as fontes de receitas

Faça um levantamento de onde são gerados os ganhos do seu negócio. Isso é importante para saber como e quanto será possível gastar, além de dar base para definir os valores corretos a serem cobrados pelos serviços.

Estruture os dados

Coloque o período de tempo. Por exemplo, se for fazer uma planilha para um ano, insira os 12 meses nas colunas e separe as linhas para as áreas de ganhos e despesas. Então, em cada mês, você registrará todos os recebimentos e despesas, como observados anteriormente. A quantidade desses registros pode variar conforme o período, para isso, basta acrescentar linhas a mais quando necessário.

Crie um espaço para as sobras

Nesse campo, você anotará o quanto sobrou de dinheiro no fim de cada mês. Desse modo, é possível verificar se a clínica ou consultório está gastando mais do que faturando. Isso é importante para analisar quais são as despesas que estão impedindo essa sobra e poder direcionar o excedente para investir em melhorias.

Reserve um fundo de emergência

É imprescindível criar essa reserva para não ser pego de surpresa por algum imprevisto. Assim, separe e registre uma cota mensal para alimentar esse fundo, ela pode ser variável ou fixa, como 10% da receita bruta. Essa tarefa pode se tornar um hábito, para você usar até na vida pessoal e passar a economizar um pouco todo mês.

A planilha de custos é uma peça fundamental do controle financeiro de clínicas e consultórios. Com ela, certamente, você terá mais segurança e controle para direcionar melhor os seus gastos e recebimentos. Agora, é só colocar em prática e não deixar nada de fora!

Se você tem mais alguma dúvida ou uma sugestão sobre o assunto, deixe um comentário!

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A importância da pesquisa de satisfação para o seu consultório

Se seu consultório está passando por um período de falta de crescimento ou você percebe que certas questões poderiam ser melhoradas, uma boa opção é fazer uma pesquisa de satisfação de clientes.

Por meio de perguntas, será possível identificar os pontos críticos, além do que já está indo bem e pede reforço. Isso ajuda bastante no desenvolvimento de seu negócio e atrai mais pessoas, já que há uma melhora na qualidade dos serviços prestados.

Veremos, a seguir, qual a importância de se fazer essas perguntas aos clientes e obter a real noção da qualidade do atendimento. Acompanhe!

Por que fazer uma pesquisa de satisfação de clientes?

Com esse questionário, é possível identificar onde estão os gargalos que impedem o consultório de crescer. Ele mostrará as maiores insatisfações que estão ocorrendo e dará uma direção para se realizar melhorias e evoluir nos pontos positivos ou nas ideias de novos recursos que podem ser implementados.

Esse guia ajudará no desenvolvimento contínuo do espaço, da estrutura, dos equipamentos, dos funcionários, do atendimento etc. Isso colabora para fidelizar os clientes e faz o consultório progredir, pois, além de manter quem já é frequente, capta novas pessoas por meio de propagandas ou do boca a boca.

Como formular as questões?

Primeiramente, a pesquisa de satisfação não pode ser encarada como um SAC, que é o serviço de atendimento ao consumidor. O questionário deve abordar questões relacionadas ao funcionamento e ao grau de contentamento das pessoas nesses quesitos. É possível abordar temas como:

  • as condições físicas do espaço;
  • a tecnologia empregada nos equipamentos;
  • o tempo de espera;
  • o atendimento;
  • a consulta, entre muitos outros.

É interessante deixar um espaço para os clientes darem sugestões ou elogios. Para as respostas, podem ser usadas escalas de 3 avaliações (como ruim, bom e ótimo) ou com cinco opções (péssimo, ruim, neutro, bom, ótimo).

Ainda, é possível usar o NPS (Net Promoter Score), uma métrica que mede a satisfação e a fidelidade dos clientes. Trata-se, basicamente, de uma escala de 0 a 10, que mostra o quanto as pessoas recomendariam seu serviço, e mais uma pergunta aberta para que os participantes possam justificar a nota e dar uma opinião.

Assim, é possível avaliar cada caso separadamente. Para calculá-lo, após a pesquisa, basta classificar os clientes, a depender da nota, como detratores (0 a 6), por estarem insatisfeitos podem “falar mal” de seu consultório ou clínica, neutros  (7 a 8), estão satisfeitos, mas não foram “surpreendidos” ou “encantados” por seus serviços ou promotores (9 a 10), estes clientes realmente ficaram satisfeitos com o nível de serviços e qualidade e passam a fazer uma verdadeira “propaganda gratuita”, recomendando e até se orgulhando de serem clientes. Isso, mais as respostas, pode dar uma direção mais precisa na hora de tomar decisões.

Qual a melhor forma de apresentar a pesquisa?

Você consegue criar um formulário com o Google Forms facilmente: basta inserir as questões e o espaço das respostas para que elas sejam salvas ou enviadas para um e-mail. Esse questionário pode ser apresentado por meio de um tablet, deixado na recepção e respondido enquanto o cliente espera o atendimento.

Outra ideia é pesquisar a forma mais interessante de comunicação usada pelos usuários, como e-mail, redes sociais ou aplicativos de mensagens, e deixar a pessoa responder quando tiver mais tempo ou se sentir mais à vontade. Muitos não gostam de responder enquanto esperam ou estão com pressa.

A pesquisa de satisfação é a melhor maneira de saber como as pessoas estão se sentindo em relação ao seu consultório e o que deve ser feito para evitar a perda de público. Tal ferramenta funcionará como um guia, ditado por quem mais consegue indicar os pontos positivos e negativos de seu trabalho.

Se seu consultório já conta com o serviço de uma agência especializada em marketing, a pesquisa pode ser feita em conjunto. A equipe parceira mostrará recursos e ideias para aprimorar essa tarefa.

Gostou de saber mais sobre a pesquisa de satisfação de clientes? Então, leia também sobre a importância da interação com o público no Facebook!

Empreendedor, publicitário, empresário, CEO e sócio-fundador da Agência GIP.

Diretor do departamento de web e marketing digital.

Especialista Nanodegree em Marketing Digital pela Udacity Universidade do Vale do Silício.

MBA em gestão e mercado para consultórios e clínicas pelo Grupo Caproni.

Graduado em Comunicação Social com ênfase em Publicidade e Propaganda e pós-graduado em Comunicação Empresarial e Marketing.

100% família, fã de realities empresariais, alfenense de coração, pai do Thomás e karateca faixa verde.

Empreender é se jogar de um precipício e construir um avião durante a queda.

Entenda como avaliar os resultados da sua clínica

Você sabe como está a estratégia de marketing da sua clínica ou consultório? Embora muitos profissionais adotem práticas interessantes para gerar maior visibilidade à marca, nem todos sabem como avaliar os resultados da clínica. Dessa forma, eles terão maior dificuldade em revisar suas práticas e atrair mais clientes.

Para que não tenha essa dificuldade, neste post, você entenderá qual é a importância da análise de desempenho e as melhores métricas para que sua clínica possa avaliar as suas estratégias.

Boa leitura!

A importância de analisar o desempenho da sua estratégia

Tão importante quanto adotar as melhores estratégias para divulgar sua clínica ou consultório é acompanhar como as ações empregadas estão contribuindo para o crescimento do número de clientes e do faturamento da clínica.

Dessa forma, será mais fácil rever algumas das estratégias e otimizar práticas para que mais pessoas façam consultas ou tratamentos no consultório e sejam fidelizadas, voltando para repetir ou fazer novos procedimentos e indicando para seus amigos e parentes.

As principais métricas para a análise

Para compreender se sua estratégia está atraindo ainda mais clientes e gerando lucro, é interessante analisar as métricas mais importantes. Veja algumas delas!

Quantidade de novos clientes

Um dos principais objetivos das clínicas e consultórios é aumentar o número de clientes. Sendo assim, a métrica permite que você avalie o potencial das suas estratégias em atrair pessoas que não conheciam a marca ou não tinham feito alguma consulta ou tratamento.

Tratamentos realizados

Além de atrair pessoas, é tarefa do marketing ajudá-lo a fazer com que os clientes façam mais procedimentos no seu estabelecimento. Esse indicador, assim, medirá o quanto você tem conseguido convencê-los da necessidade de fazer tratamentos mais complexos ou procedimentos com profissionais de variadas áreas.

Taxa de retorno de clientes

Outro ponto importante é fidelizar seus clientes. Dessa forma, mesmo após o procedimento inicial ter sido finalizado, sua clínica os atrairá para novas consultas ou tratamentos, aumentando o ciclo de vida de cada usuário no seu estabelecimento.

Para que isso aconteça, é necessário que haja uma sinergia entre o marketing e os profissionais da clínica. Logo, a taxa de retorno medirá o quanto seu negócio tem impressionado os clientes, a ponto de voltarem para um novo atendimento.

Procedimentos mais executados

Entender quais são os procedimentos mais realizados também é uma avaliação útil. Por um lado, você saberá o que está atraindo mais clientes. Assim, será possível maximizar ainda mais os resultados para essa área. Por outro, você poderá repensar as estratégias para que tenha, também, bons resultados.

Faturamento total

O faturamento total avaliará se o lucro que a clínica apresentou representa modificações positivas ou negativas após a adoção das estratégias. Dessa forma, você terá os primeiros sinais do quanto tem valido a pena usar o marketing para atrair mais clientes.

ROI (Retorno sobre o Investimento)

Por fim, estude utilizar o ROI. Com ele, você saberá qual é o retorno que tem obtido com a adoção do marketing digital. Para calculá-lo, use a seguinte fórmula:

ROI = (Receita – Custo/Custo) x 100

Utilize, no custo, todos os gastos diretos e indiretos com suas campanhas de marketing digital, desde a contratação de possíveis freelancers e funcionários até a terceirização de uma agência.

O valor obtido será um percentual que indicará o quanto você teve de lucro. Por exemplo: uma determinada clínica teve 400% de retorno sobre o investimento. Sendo assim, pode-se dizer que, a cada 1 real investido, 4 reais voltaram para a clínica em lucro.

Como você viu, avaliar os resultados da clínica permite que você melhore sua estratégia e adote novas medidas para otimizar os bons resultados, gerando, assim, mais clientes e melhorando a experiência do usuário com sua marca.

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Empreendedor, publicitário, empresário, CEO e sócio-fundador da Agência GIP.

Diretor do departamento de web e marketing digital.

Especialista Nanodegree em Marketing Digital pela Udacity Universidade do Vale do Silício.

MBA em gestão e mercado para consultórios e clínicas pelo Grupo Caproni.

Graduado em Comunicação Social com ênfase em Publicidade e Propaganda e pós-graduado em Comunicação Empresarial e Marketing.

100% família, fã de realities empresariais, alfenense de coração, pai do Thomás e karateca faixa verde.

Empreender é se jogar de um precipício e construir um avião durante a queda.

Afinal, o que é o método Lean e como ele se aplica à área de saúde?

método Lean, também conhecido como sistema de produção da Toyota, é uma filosofia de gestão que surgiu nos anos 50. Apesar de ter sido criado no ambiente da indústria automobilística, diferentes setores do mercado, entre eles o da saúde, vêm incorporando seus pressupostos.

O método se baseia na capacidade de eliminar desperdícios de forma contínua e de resolver problemas sistematicamente. Para isso, a instituição que o adota deve estar disposta a repensar suas formas de liderança, gerenciamento e desenvolvimento de pessoal.

Vamos entender melhor como funciona o método e como ele pode ser aplicado na área de saúde.

Funcionamento do método Lean

O método Lean se baseia em dois principais pressupostos: eliminação de desperdício e foco na geração de valor para o cliente. O foco é tirado dos processos em si, visando à melhoria do produto final para satisfazer ao máximo possível a clientela.

Esses pressupostos podem ser alcançados a partir da adoção de procedimentos bem organizados, pois cada setor ou funcionário tem uma função específica.

Método Lean na área de saúde

A aplicação do método Lean na área de saúde se dá, primeiramente, a partir da constatação de que há muito desperdício no setor.

Há alguns anos, vem se desenvolvendo o Lean Healthcare, que é a aplicação do método na saúde. Ele é definido como o comprometimento da organização em aplicar o método para desenhar, desempenhar e melhorar o trabalho executado pelos times de modo a gerar mais valor ao paciente.

Isso certamente requer uma gestão em saúde de qualidade, empenhada na melhoria em longo prazo.

Vantagens do uso na área de saúde

Com o uso do método, os estabelecimentos de saúde têm a chance de:

reduzir os custos: o método leva a uma reestruturação de processos, tornando-os mais ágeis e eficazes;

eliminar retrabalhos: corte de processos repetitivos e burocráticos, liberando os profissionais de saúde para focar nos trabalhos mais importantes;

padronizar processos: todos os funcionários executam procedimentos da mesma forma, o que aumenta a qualidade do serviço;

otimizar o atendimento: uma melhor organização leva à diminuição do tempo de atendimento sem perder a qualidade; e

integrar sistema: forma de automatizar processos, reduzindo o retrabalho.

Exemplos de aplicação na saúde

Afinal, o que significa usar o método no dia a dia? Seguem alguns exemplos de sua aplicação já utilizados em clínicas e hospitais:

Pronto-socorro: as longas filas de espera podem ser diminuídas com o uso da triagem, na qual a classificação de risco é feita pelo enfermeiro, o que guia o restante do atendimento do paciente.

Prescrição online de medicamentos: a prescrição vai direto para a farmácia pelo sistema online, sem que o médico precise ir até lá.

Prontuário integrado: o prontuário completo do paciente pode ser acessado pelo sistema de qualquer setor do hospital, sem que o profissional de saúde necessite “caçar” exames e laudos em diferentes locais.

Em resumo, o método Lean busca eliminar as atividades desnecessárias, responsáveis pelo desperdício de tempo e dinheiro e insatisfação de profissionais e clientes.

Na saúde, essas atividades permeiam todos os processos (assistenciais, gerenciais e administrativos). Se eliminadas, permitem maior investimento nas atividades importantes que de fato melhoram o atendimento como um todo.

O método Lean é uma ferramenta para melhoria de gestão na área de saúde. Quer descobrir mais ferramentas práticas e criativas para crescer no mercado de saúde? Siga nossos perfis no Instagram e Facebook!

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5 dicas para contratar o profissional certo para sua clínica ou consultório

É comum que médicos e outros profissionais da área da saúde tenham dificuldade para contratar o profissional certo para sua clínica ou consultório. Isso acontece principalmente pelo fato de os proprietários desse tipo de estabelecimento não terem muitos conhecimentos na área de recursos humanos.

Para que você consiga contratar bons profissionais para a sua clínica ou consultório, nós elencamos, neste texto, 5 dicas que certamente irão ajudá-lo. Continua a leitura e confira!

1. Divulgue a vaga corretamente

O primeiro passo para conseguir contratar um bom profissional é saber como divulgar a vaga. O anúncio pode ser feito tanto em mídias tradicionais (emissoras de rádio locais e classificados de jornais), como nas mídias digitais (grupos de emprego no Facebook e no LinkedIn ou em sites específicos).

O que realmente importa não é o meio e sim a forma como a vaga é divulgada. É recomendado que o anúncio seja bem completo, contendo a formação e demais exigências que o candidato deve cumprir para concorrer ao cargo. Isso evita que uma pessoa despreparada ou que não cumpra algum requisito envie currículo, o que dificultaria o processo seletivo.

2. Faça um processo seletivo breve e eficiente

Um processo seletivo muito longo ou com muitas etapas não é considerado o ideal pelos profissionais de RH. Isso se deve ao fato de o processo se tornar cansativo, podendo fazer com que um bom candidato desista antes da contratação ser efetivada.

Além disso, nesse meio tempo, o candidato pode receber alguma proposta de outra empresa e você perderá uma pessoa qualificada no seu quadro de colaboradores. O ideal é que o processo seletivo tenha no máximo três etapas, que podem ser compostas por uma entrevista, uma avaliação psicológica e um teste prático.

3. Exponha a cultura da clínica ou consultório para os candidatos

Independentemente do nível hierárquico do cargo que deverá ser preenchido, você deve apresentar os valores e princípios que a clínica ou consultório segue logo no primeiro encontro com o candidato.

Ter a clareza sobre a cultura da clínica ou consultório é importante, pois assim o candidato poderá refletir sobre isso e comparar os valores da empresa com os seus valores pessoais.

4. Analise as competências e referências do candidato

No decorrer da entrevista de emprego, é fundamental que você questione as competências do candidato, bem como as suas referências de empregos anteriores.

Uma ideia interessante é entrar em contato com antigos empregadores para solicitar informações sobre o candidato. Além disso, você também pode solicitar que sejam enviadas cartas de referência.

5. Ofereça um plano de carreira ao candidato

Para que o candidato saiba que a sua clínica ou consultório é uma empresa séria e comprometida com os seus colaboradores, você pode apresentar a ele um plano de carreira dentro da organização. Isso fará com que o candidato tenha um maior apreço pela empresa e consequentemente se empenhará mais nas suas atividades, caso venha a ser contratado.

Seguindo essas orientações, contratar o profissional certo para a sua clínica ou consultório se tornará uma atividade bem mais prática do que parece em um primeiro momento. Gostou das dicas? Quer saber de mais novidades interessantes como essa? Então, curta nossa página no Facebook e no Instagram.

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Quais são os desafios de um empreendedor da área de saúde?

O empreendedor da área de saúde tem um grande desafio pela frente. Isso porque a formação acadêmica falha no quesito empreendedorismo e processos gerenciais.

Além disso, para ter sucesso em sua clínica ou consultório, o profissional de saúde precisa conciliar os conhecimentos técnicos, gerenciais e pessoais para tornar-se um gestor completo.

E para desenvolver essas três habilidades é preciso foco, disciplina, engajamento dos colaboradores e muita força de vontade para tirar o projeto do papel e consolidar o sonho do negócio próprio.

Por isso, no post de hoje, abordaremos os desafios do empreendedor da área da saúde para alcançar as metas desejadas. Fique conosco e boa leitura!

1. Aprimorar os conhecimentos técnicos

Com o advento das ferramentas tecnológicas e as novas descobertas científicas, teorias estão sendo derrubadas e estratégias terapêuticas sendo modificadas. Dessa maneira, o empreendedor da área da saúde precisa aprimorar continuamente os seus conhecimentos técnicos.

Cursos de atualização, pós-graduação ou acompanhamento de notícias em sites de divulgação científica são alternativas importantes para o profissional de saúde manter-se informado. É de grande valia acompanhar também cursos pela internet em canais do meio acadêmico

2. Desenvolver habilidades pessoais

Saber lidar com pessoas é um desafio para qualquer empreendedor. Todavia, para os profissionais de saúde essa habilidade pode ser mais complicada visto que sua formação acadêmica contempla poucas disciplinas a respeito do tema.

Desenvolver competência para entender os sentimentos dos colaboradores, mensurar desempenho dos funcionários, liderar uma grande equipe, intermediar conflitos, além de outros, são habilidades que precisam ser exploradas a fundo.

3. Estudar estratégias gerenciais

Um excelente empreendedor na área de saúde deve formalizar suas metas em curto, médio e longo prazo. Também deve avaliar os principais pontos fortes da empresa e trabalhar para minimizar ou eliminar os pontos fracos.

As habilidades gerenciais precisam ser trabalhadas em conjunto com os demais colaboradores, firmar parcerias e convênios, elaborar as principais atividades em prol da produtividade dos serviços e sustentabilidade financeira da empresa.

4. Investir na divulgação de seu consultório ou clínica

Se o negócio for uma excelente opção para os clientes, nada melhor que divulgar seus benefícios a eles! Isso deve ser feito de forma ética, correta e dentro da legislação dos conselhos.

Uma das formas de divulgar a empresa se dá por meio do marketing de conteúdo ou da inserção de informações nas redes sociais tais como Facebook e Instagram.

As ferramentas de marketing de conteúdo são escolhas que mostram a capacidade de interagir com o potencial cliente, introduzindo informação de qualidade e apresentação oculta dos serviços da empresa.

Todas as estratégicas em prol da gestão de sucesso na área da saúde devem ser incorporadas, aperfeiçoadas e adaptadas à realidade do consultório/clínica a ser implantado.

O empreendedor da área de saúde precisa se conscientizar que o sucesso de seu negócio depende do desenvolvimento de habilidades clínicas, gerenciais e pessoais. Essas podem ser trabalhadas em cursos e experiências ao longo dos anos com muita força de vontade.

Portanto, se você deseja ter um consultório ou uma clínica promissora é importante se atentar para além dos conhecimentos técnicos exigidos para o funcionamento da empresa. Se gostou das nossas considerações, siga-nos nas redes sociais e fique por dentro de informações de qualidade!

Empreendedor, publicitário, empresário, CEO e sócio-fundador da Agência GIP.

Diretor do departamento de web e marketing digital.

Especialista Nanodegree em Marketing Digital pela Udacity Universidade do Vale do Silício.

MBA em gestão e mercado para consultórios e clínicas pelo Grupo Caproni.

Graduado em Comunicação Social com ênfase em Publicidade e Propaganda e pós-graduado em Comunicação Empresarial e Marketing.

100% família, fã de realities empresariais, alfenense de coração, pai do Thomás e karateca faixa verde.

Empreender é se jogar de um precipício e construir um avião durante a queda.