O funcionamento de uma clínica ou consultório requer gastos com aluguel, luz, água, telefone, funcionários, materiais, impostos, entre muitos outros. Para que esses valores não se percam e desorganize o seu orçamento, é muito importante criar uma planilha de custos.
Ela é fundamental para ter um controle financeiro, o que ajuda a saber como usar melhor suas receitas e evitar ficar no vermelho, além de se prevenir de surpresas e possibilitar a definição de novos objetivos. No post de hoje, vamos mostrar como criar uma planilha para manter suas finanças organizadas. Veja!
Qual é a importância dessa tarefa?
A planilha de custos é essencial para gerenciar os custos de operação, evitando deixar esse trabalho nas mãos de outras pessoas, garantindo o controle das despesas e receitas do seu negócio. Assim, é possível otimizar seus recursos de maneira que eles possam ser investidos em estratégias para atrair mais clientes, por exemplo.
Além disso, ela é indispensável para criar um planejamento financeiro estratégico, necessário para futuras expansões, ampliações, melhorias, ou mesmo, para precificar corretamente certos serviços e avaliar os resultados do seu negócio.
Como fazer uma planilha de custos?
A maneira mais básica de fazer uma planilha de custos é anotando tudo no papel. Contudo, isso consome mais tempo, tanto na hora de fazer quanto na de pesquisar as informações.
Uma boa dica, é usar a tecnologia ao nosso favor: você pode criar planilhas no computador, com o Microsoft Excel ou Google Sheets, por exemplo. Ainda, existem diversos aplicativos que fazem essa tarefa, mas é preciso ter cuidado com essa opção, pois podem ser facilmente perdidas.
Vamos ver como criar uma planilha de custos no computador, para manter suas contas organizadas e seguras. Confira!
Análise o seu negócio
A primeira tarefa é conhecer a fundo o lado financeiro da sua clínica ou consultório. Saiba quais são as despesas fixas, variáveis, previsões de gastos, futuros reajustes, impostos e taxas, pagamento dos colaboradores, melhorias na infraestrutura e mais o que for relevante. Depois, determine o tempo que essa planilha de custos cobrirá: um ano, um mês ou outro período.
Pesquise as fontes de receitas
Faça um levantamento de onde são gerados os ganhos do seu negócio. Isso é importante para saber como e quanto será possível gastar, além de dar base para definir os valores corretos a serem cobrados pelos serviços.
Estruture os dados
Coloque o período de tempo. Por exemplo, se for fazer uma planilha para um ano, insira os 12 meses nas colunas e separe as linhas para as áreas de ganhos e despesas. Então, em cada mês, você registrará todos os recebimentos e despesas, como observados anteriormente. A quantidade desses registros pode variar conforme o período, para isso, basta acrescentar linhas a mais quando necessário.
Crie um espaço para as sobras
Nesse campo, você anotará o quanto sobrou de dinheiro no fim de cada mês. Desse modo, é possível verificar se a clínica ou consultório está gastando mais do que faturando. Isso é importante para analisar quais são as despesas que estão impedindo essa sobra e poder direcionar o excedente para investir em melhorias.
Reserve um fundo de emergência
É imprescindível criar essa reserva para não ser pego de surpresa por algum imprevisto. Assim, separe e registre uma cota mensal para alimentar esse fundo, ela pode ser variável ou fixa, como 10% da receita bruta. Essa tarefa pode se tornar um hábito, para você usar até na vida pessoal e passar a economizar um pouco todo mês.
A planilha de custos é uma peça fundamental do controle financeiro de clínicas e consultórios. Com ela, certamente, você terá mais segurança e controle para direcionar melhor os seus gastos e recebimentos. Agora, é só colocar em prática e não deixar nada de fora!
Se você tem mais alguma dúvida ou uma sugestão sobre o assunto, deixe um comentário!